Phần mềm Quản lý bảo hành điện tử: Quản lý thông tin bảo hành Online

Phần mềm quản lý bảo hành, sửa chữa đã và đang trở thành một giải pháp toàn diện và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề vì sự linh hoạt, đơn giản, thân thiện và bảo vệ môi trường.

Phần mềm quản lý bảo hành điện tử là gì?

Phần mềm quản lý bảo hành điện tử là một phần mềm được phát triển để giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý các quy trình bảo hành sản phẩm trên nền tảng trực tuyến một cách hiệu quả.

Thông thường phương thức quản lý bảo hành truyền thống sẽ đi qua các bước:

1. Khách hàng liên hệ với doanh nghiệp để yêu cầu bảo hành.
2. Tiếp nhận yêu cầu bảo hành và xác minh thông tin.
3. Phân loại yêu cầu bảo hành và xác định phương án xử lý.
4. Doanh nghiệp thực hiện bảo hành cho sản phẩm.
5. Tiến hành bàn giao sản phẩm cho khách hàng

Quy trình này có một số ưu điểm:

• Chi phí vận hành không cao
• Phương thức vận hành đơn giản

Tuy nhiên, chiều ngược lại phương thức quản lý bảo hành truyền thống cũng có nhiều nhược điểm mà thực tế đang gặp phải:

• Tính chính xác và hiệu quả không cao do thông tin được lưu trữ thủ công.
• Gặp khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát quá trình bảo hành do không có cơ sở dữ liệu quản lý tập trung
• Khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống khác

Để giải quyết các nhược điểm trên phần mềm quản lý bảo hành điện tử được coi là giải pháp tốt nhất ở thời điểm hiện tại.

Xem thêm: Quy trình triển khai bảo hành điện tử bằng Website

Thông qua phần mềm, bạn quản lý được dữ liệu thông tin sản phẩm, khách hàng kích hoạt, tồn kho linh kiện, các thông liên quan khác.

Phần mềm tương thích với mọi quy mô và loại hình, từ các hộ kinh doanh, công ty khởi nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn.

Nó đặc biệt hữu ích cho các tổ chức bán sản phẩm hoặc dịch vụ đi kèm với bảo hành hoặc bảo trì.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bảo hành điện tử

Phần mềm quản lý bảo hành mang đến các lợi ích cho cả doanh nghiệp, người tiêu dùng và xã hội.

Phía doanh nghiệp

• Có căn cứ để đưa ra các quyết định điều chỉnh đề cải thiện dịch vụ gia tăng doanh thu bán hàng.
• Đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận bán hàng và bảo hành, giúp nhanh chóng đưa ra quyết định từ chối hay tiếp nhận bảo.
• Thông tin được quản lý tập trung giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại, giúp giảm thiểu thất thoát.
• Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa các trạm bảo hành và doanh nghiệp.

Phía người dùng

• Đảm bảo được quyền lợi của người tiêu dùng.
• Hạn chế gặp phải tình trạng gian lận trong bảo hành.
• Chủ động gửi yêu cầu bảo hành online.

Phía xã hội

• Đảm bảo các sản phẩm vận hành một cách ổn định không gây ảnh hưởng đến môi trường.
• Giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Điều này góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội.

Các tính năng của phần mềm quản lý bảo hành điện tử

Quản lý thông tin bảo hành

Tạo phiếu bảo hành cho khách hàng

Thông tin khách hàng kích hoạt bảo hành sẽ được tự động lưu lại và cập nhật vào hệ thống.

Phần mềm còn cung cấp chức tạo phiếu bảo hành khi có yêu cầu bảo hành từ phía khách hàng.

Chức năng này giúp người quản trị nắm bắt được thông tin:

• Sản phẩm được bảo hành
• Thông tin khách hàng
• Lỗi bảo hành
• Linh kiện thay thế
• Nhân viên thực hiện
• Trạng thái bảo hành

Tạo phiếu cho trung tâm bảo hành

Tạo phiếu bảo hành cho trung tâm bảo hành (đối tác, cửa hàng nhượng quyền,…)  với các thông tin:

• Thông tin trung tâm bảo hành
• Thông tin khách hàng
• Linh kiện bảo hành theo chính sách (miễn phí)
• Thông tin linh kiện thay thế (linh kiện thay thế không thuộc chính sách bảo hành)
• Trạng thái bảo hành

Quản lý vật tư, linh kiện bảo hành

Quản lý linh kiện bảo hành

Quản lý tồn kho linh kiện phục vụ cho quá trình bảo hành như:

• Số lượng tồn kho hiện tại
• Thêm mới linh kiện 
• Giá nhập kho
• Đơn vị cung cấp linh kiện
• Giá bán (linh kiện không thuộc chính sách bảo hành)

Với mỗi phiếu thực hiện bảo hành, hệ thống sẽ tự động khấu trừ số lượng linh kiện tương ứng theo phiếu bảo hành và cập nhật lại thông tin trong kho hàng.

Tạo phiếu xuất kho linh kiện cho đại lý

Sau khi tiếp nhận thông tin xuất kho linh kiện từ các trung tâm hay trạm bảo hành, bạn chỉ cần tạo phiếu xuất kho theo cho linh kiện.

Tiếp nhận yêu cầu nhập linh kiện từ phía đại lý, tạo phiếu xuất kho cho đại lý:

• Thông tin đại lý
• Thông tin linh kiện
• Thông giá bán
• Trạng thái phiếu xuất kho

Ngoài ra, có thể thêm điều kiện ràng buộc liên quan đến công nợ khi đại lý yêu cầu nhập linh kiện.

Quản lý, phân quyền User

Đối tác, trạm bảo hành

Đối tác và trạm bảo hành đăng nhập và vệ hệ thống theo tài khoản đã được tạo.

Thông qua phần mềm, người thực hiện bảo hành tiến hành tạo phiếu bảo hành cho ca bảo hành.

Thực hiện bảo hành, nhập các thông tin liên quan vào ghi chú.

Quản lý nhân viên kỹ thuật

Nhân viên kỹ thuật tiếp nhận thông tin bảo hành trên phần mềm.

Mỗi ca bảo hành sẽ có một phiếu bảo hành riêng biệt. Quy trình thực hiện bảo hành:

Quản lý nội dung thông báo trả về

Báo cáo và phân tích

Phần mềm quản lý bảo hành điện tử cung cấp khả năng tạo báo cáo và phân tích dữ liệu về quy trình bảo hành. Điều này giúp bạn theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa quy trình để giảm thiểu chi phí và tài nguyên.

Tương thích với nhiều phần mềm

Phần mềm quản lý bảo hành điện tử được tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống CRM và hệ thống tài chính.

Tích hợp với Mini App Zalo tạo thành một hệ sinh thái chăm sóc khách hàng toàn diện.

Giúp tạo ra một quy trình làm việc trơn tru và tối ưu hóa cho toàn bộ doanh nghiệp.

Ngoài những tính năng trên, phần mềm quản lý sửa chữa bảo hành điện tử có thể mở rộng thêm các tính năng khác tùy chỉnh cho nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Đáp ứng được các yêu cầu riêng biệt và tính độc lập về quy trình làm việc.

Mở rộng chức năng khác

Kết hợp các chương trình Loyalty cùng bảo hành điện tử là một phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Tích hợp chương trình Top-up thưởng tiền

Sau mỗi ca ghi nhận kích hoạt bảo hành thành công sẽ thưởng tiền trực tiếp tới số điện thoại của người được hưởng (người tiêu dùng, đại lý, nhân viên kỹ thuật,…)

Chiết khấu phần trăm cho cộng tác viên lắp đặt

Mỗi ca lắp đặt và kích hoạt bảo hành thành công, hệ thống sẽ tự động ghi nhận phần trăm chiết khấu.

Quản lý phần trăm chiết khấu theo số điện thoại của đối tác lắp đặt.

Tổng hợp và tạo danh sách đổi soát doanh thu cuối tháng.

Tích hợp Zalo OA vào phần mềm quản lý bảo hành điện tử

Một trong những tích hợp quan trọng của phần mềm bảo hành điện tử là khả năng tích hợp Zalo Official Account (Zalo OA). Đây là một nền tảng truyền thông mạng xã hội phổ biến ở Việt Nam và nhiều quốc gia khác.

Zalo OA giúp tạo ra cổng liên lạc trực tiếp với khách hàng. Người dùng cuối có thể dễ dàng liên hệ để đặt lịch bảo hành, tra cứu thông tin sản phẩm hoặc báo cáo sự cố. Mang lại khả năng cung cấp dịch vụ nhanh chóng và tạo sự tin tưởng từ họ.

Đối tác của doanh nghiệp sử dụng phần mềm như thế nào?

Đối tác là các Đại lý, Nhà phân phối hoặc Trung tâm bảo hành ủy quyền sẽ được phân quyền sử dụng để kiểm soát, tra cứu các thông tin cần thiết khi hỗ trợ khách hàng:

• Đăng nhập và cập nhật các thông tin Đại lý

• Quản lý thông báo, nhận yêu cầu từ tổng đài, hãng sản xuất,…

• Quản lý đặt hàng, doanh thu

• Quản lý thông tin sản phẩm

• Quản lý thông tin khách hàng

• Lên lịch bảo hành, bảo trì

• Quản lý dịch vuj sửa chữa bảo hành tại trung tâm

• Báo cáo – thống kê

BlueData là đơn vị tư vấn và triển khai phần mềm quản lý bảo hành điện tử. Liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp và miễn phí theo nhu cầu của bạn.