Quy trình triển khai Bảo hành điện tử bằng Website| Ví dụ thực tế

Quy trình bảo hành điện tử bằng Website giúp khách hàng chủ động kích hoạt bảo hành trên Website, doanh nghiệp quản lý thông tin bảo hành điện tử trên phần mềm.

Vậy quy trình triển khai như thế nào? Và các lưu ý trong quá trình triển khai bảo hành điện tử bằng Website là gì?

Mời bạn tham khảo bài viết này!

Bảo hành điện tử bằng Website là gì?

Bảo hành điện tử bằng website là quy trình khách hàng kích hoạt và tra cứu bảo hành online trên website bảo hành của bạn. Phương thức này giúp khách ng chủ động kích hoạt bảo hành và doanh nghiệp quản lý thông tin bảo hành một cách tập trung và hiệu quả hơn

Triển khai bảo hành điện tử mang lại nhiều lợi ích hơn so với quy trình bảo hành truyền thống:

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí
  • Gia tăng hiệu quả bảo hành
  • Quản lý dữ liệu tập trung và đồng bộ

Trên thực tế đây bảo hành điện tử là phương án được nhiều các thương hiệu lớn sử dụng như: Toshia, Samsung, LG,…cho sản phẩm của mình.

Điều này cho thấy đây là một phương thức mang lại nhiều lợi ích cho cả người dùng và doanh nghiệp.

Ngoài phương án này bảo hành điện tử còn có 2 phương án triển khai thông qua tem bảo hành điện tử và mã QR Code bảo hành.

Điều kiện cần có để triển khai BHDT bằng Website

Bảo hành điện tử bằng website là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý thông tin bảo hành một cách tập trung và hiệu quả hơn. Để triển khai giải pháp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Điều kiện CẦN:

  • Phần mềm quản lý bảo hành điện tử: Phần mềm này sẽ lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, số serial, thời hạn bảo hành,…
  • Website bảo hành: Website này là nơi khách hàng sẽ nhập thông tin để kích hoạt bảo hành.
  • Mã serial trên sản phẩm: Mã serial là duy nhất và được sử dụng để xác định sản phẩm.

Điều kiện ĐỦ

  • Hướng dẫn kích hoạt bảo hành online: Hướng dẫn này cần cung cấp đầy đủ thông tin và dễ hiểu để khách hàng có thể dễ dàng kích hoạt bảo hành.
  • Ngoài ra thực tế số lượng khách hàng kích hoạt bảo hành cho sản phẩm của mình không phải ở tỷ suất là 100%. Do đó bạn cần có các chính sách ràng buộc và linh hoạt để khách hàng thực hiện kích hoạt bảo hành.

Vậy một quy trình khách hàng thực hiện kích hoạt bảo hành như thế nào? Để dễ hình dung, chúng ta lấy ví dụ thực tế là: Quy trình bảo hành điện tử của các sản phẩm Toshiba cụ thể là lò vi sóng (Các sản phẩm khác quy trình cũng tương tự).

Quy trình Bảo hành điện tử bằng Website của Toshiba

Tổng quan: Trên mỗi sản phẩm Toshiba hay cụ thể là lò vi sóng sẽ đều có mã Serial trên sản phẩm (có thể được khắc lên thân vỏ hay dán tem). Và đây là chính là điểm cốt lõi để quản lý thông tin bảo hành.

Lý do sản phẩm của bạn cần có mã SERIAL bạn tham khảo thêm ở đây nha!

Để kích hoạt bảo hành, bạn sẽ thực hiện theo các giai đoạn:

  • Truy cập Website bảo hành của Toshiba
Giao diện Website bảo hành của Toshiba
Giao diện Website bảo hành của Toshiba
  • Nhập các thông tin
Nhập các thông tin bảo hành vào website bảo hành toshiba
Nhập thông tin bảo hành vào Website bảo hành Toshiba
  • Nhận thông báo kết quả bảo hành
Thông báo đăng ký bảo hành lò vi sóng Toshiba
Thông báo bảo hành thành công

Mặc dù Toshiba đã triển khai giải pháp bảo hành điện tử cho các sản phẩm của mình tuy nhiên vẫn còn một số điểm chưa thật sự “Mượt”, như:

  • Phải thêm một bước nữa để tìm website bảo hành trên google
  • Thông báo kích hoạt bảo hành gửi trên website bảo hành và biến mất sau khi thoát trình duyệt.
  • Để cập nhật và tra cứu bảo hành trên thiết bị di động khác phải nhập đúng mã số sản phẩm và mã số bảo hành gửi kèm theo thông báo trước đó.

Quy trình Bảo hành điện tử bằng Website cho sản phẩm của bạn

Quy trình bảo hành điện tử bằng website cho sản phẩm của doanh nghiệp

Quét QR Code trên sản phẩm

Quét QR Code trên sản phẩm để link đến Website

Nhập thông tin bảo hành

Nhập các thông tin bảo hành vào website bảo hành của doanh nghiệp
Giao diện Website bảo hành theo nhận diện của Doanh nghiệp

Nhận thông báo bảo hành (SMS, Zalo OA)

Thông báo kích hoạt bảo hành thành công

Quy trình cơ bản đều đi qua các giai đoạn: Truy cập Website bảo hành -> nhập thông tin bảo hành -> nhấn kích hoạt bảo hành -> nhận thông báo trả về.

Tuy nhiên, ở đây có hai ưu điểm vượt trội là giao diện thông báo kích hoạt bảo hành và phương thức gửi thông báo kết quả.

Giao diện thông báo

Giao diện thông báo có hình ảnh và thông tin sản phẩm, tên đơn vị phân phối (đại lý nếu có)

>>> Xem giao diện sau khi quét QR Code bảo hành 

Việc hiển thị thông tin sản phẩm đóng vai trò dùng để xác thực sản phẩm chính hãng của doanh nghiệp. (Tích hợp bảo hành và xác thực trong cùng 1 quy trình)

Phương thức gửi tin

Gửi tin nhắn SMS đây là hình thức phổ biến từ những năm 2020 trở về trước. Thông báo SMS truyền tải những thông tin cơ bản như thông báo kết quả bảo hành, số hotline, đường link rút gọn của website -> phù hợp cho mục đích chính là thông báo kết quả và cung cấp phương thức liên hệ khi cần.

Gửi tin nhắn qua Zalo OA: đây là hình thức tối ưu và mang lại nhiều hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại. Thông báo gửi qua zalo oa có nhiều ưu điểm phù hợp với xu thế, liên hệ trực tiếp giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Quy trình Doanh nghiệp quản lý bảo hành điện tử như thế nào?

Nhập dữ liệu sản phẩm kích hoạt bảo hành

Thêm sản phẩm áp dụng chính sách bảo hành điện tử:

  • Thêm, sửa, xóa sản phẩm
  • Quản lý thông tin sản phẩm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, hình ảnh sản phẩm, thông số kỹ thuật sản phẩm, thời hạn bảo hành sản phẩm,…
  • Quản lý tình trạng sản phẩm: sản phẩm mới, sản phẩm đang bảo hành, sản phẩm đã hết hạn bảo hành,…
  • Quản lý số SERIAL sản phẩm

Cấu hình chức năng trên website bảo hành

Thiết lập giao diện website theo bộ nhận diện của doanh nghiệp: Link website (baohanh. Tên doanh nghiệp. Com), Logo website, Hình ảnh, Màu sắc,…

Cấu hình chức năng các mục: Kích hoạt bảo hành, Tra cứu bảo hành, Gửi yêu cầu bảo hành, Thông tin liên hệ,…

Ngoài các mục cơ bản thì có thể cấu hình các mục theo nhu cầu hợp lý đáp ứng cho hoạt động của doanh nghiệp.

Triển khai bảo hành điện tử cho sản phẩm

Với phương án này bạn có thể in mã QR Code (link về website bảo hành) lên trực tiếp sản phẩm hoặc in ngoài thùng. Còn phương án nữa là in cùng với tem thông tin sản phẩm.

Ngoài QR Code, cần cung cấp thêm thông tin hướng dẫn các bước kích hoạt bảo hành thông Website.

Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

Website vừa cung cấp phương thức kích hoạt online vừa là nơi khách hàng có thể gửi yêu cầu bảo hành trực tuyến tới doanh nghiệp bạn.

Để gửi bảo hành, khách hàng mô tả hiện tượng hư hỏng, hình ảnh, thông tin liên hệ,…(tùy thuộc đặc thù của mỗi sản phẩm, có tùy chỉnh yêu cầu những thông tin cần nhập)

Gửi thông báo bảo trì

Dựa vào thông tin khách hàng đã kích hoạt bảo hành, hệ thộng tự động đối chiếu và gửi thông báo bảo trì sản phẩm đến khách hàng.

Hình thức gửi tin tối ưu nhất là ở Zalo OA. Khách hàng nhận được thông báo -> Chấp nhận bảo trì -> Lựa chọn thời gian bảo trì -> Gửi yêu cầu tới người quản lý

Người quản lý tiếp nhận thông tin bảo trì từ khách hàng qua Zalo OA -> tạo phiếu bảo trì trong hệ thống -> cập nhật thông tin -> in phiếu bảo trì -> tiến hành bảo trì -> nhập hạng mục bảo trì -> cập nhật trạng thái -> kết thúc quá trình bảo trì.

Ai là người nên lựa chọn giải pháp này?

Mỗi phương án triển khai sẽ phù hợp với những đối tượng và tình hình triển khai cụ thể.

Phương án này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất các ngành hàng điện lạnh, điện gia dụng, linh kiện điện tử,…hoặc các “chủ thợ” điện lạnh.

Vì kích hoạt bảo hành thông qua Serial của sản phẩm, có phiếu xuất kho bằng mã thùng tới các đại lý, gửi yêu cầu bảo trì,…

Triển khai cho cả hệ thống phân phối và nhân viên lắp đặt đều được.

Ngoài ra phương án này phù hợp với triển khai ở quy mô lớn chỉ cần một mã QR Code link về website bảo hành.

Doanh nghiệp có thể tin mã QR Code ở nhiều vị trí và chất liệu khác nhau.

Các lưu ý khi triển khai là gì?

Để triển khải bảo hành điện tử bằng website thành công, bạn cần lưu ý một số điểm:

  • Thống nhất tên gọi, cách đặt mã Serial ngay từ đầu tránh thay đổi trong quá trình triển khai
  • Truyền thông tới người dùng để gia tăng lượt kích hoạt bảo hành hoặc có các phương án triển khai kèm theo.

Đơn vị triển khai uy tín

Bảo Hành Điện Tử BlueData đã tư vấn và triển khai thành công cho nhiều đơn vị trên thị trường. Với phần mềm tự phát triển không qua bên thứ 3 và đội ngũ kỹ thuật kỹ thuật giàu kinh nghiệm giúp xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.

Ngoài ra, BlueData cũng có nhiều phương án triển khai cho các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại hay các hộ kinh doanh.

Liên hệ với BlueData để được tư vấn Trực Tiếp Miễn Phí theo đặc điểm sản phẩm và ngành nghề của bạn

Liên hệ