Phần mềm Quản lý Bảo trì: Gửi thông báo, Quản lý dữ liệu

Phần mềm Quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp chủ động trong việc gửi thông báo, quản lý dữ liệu bảo trì trên phần mềm.

Giúp bạn dễ dàng khắc phục những vấn đề như: mất nhiều thời gian trong quản lý hồ sơ, khó khăn trong việc quản lý và phân tích dữ liệu,…

Cùng Bảo Hành Điện Tử tìm hiểu về các tính năng và lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bảo trì trong bài viết dưới đây.

Phần mềm Quản lý bảo trì là gì?

Phần mềm quản lý bảo trì là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý thông tin bảo trì cho sản phẩm của mình. Phần mềm giúp bạn tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả.

Các sản phẩm: Điều hòa, Tủ lạnh, Bếp từ,…hay nhiều sản phẩm khác trong thời gian sử dụng cần được bảo trì bảo dưỡng đúng cách và đúng thời gian.

Công tác thực hiện bảo trì là một hoạt động được các đơn vị lắp đặt luôn chú trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.

Trong bối cảnh các sản phẩm đều giống nhau thì sự khác biệt giữa các đơn vị là ở chất lượng dịch vụ trước và sau khi lắp đặt.

Một phương thức “Ngắn hạn” được các đơn vị lựa chọn là sử dụng phiếu bảo trì bằng giấy.

Trên phiếu bảo trì thể hiện một sống thông tin cơ bản:

  • Tên khách hàng
  • Tên sản phẩm hay linh kiện bảo dưỡng
  • Các hạng mục thực hiện
  • Thông tin nhân viên thực hiện
  • Thời gian thực hiện

Phiếu bảo trì giấy chỉ mang tính chất ngắn hạn bởi phương thức này chỉ khắc phục các thông tin:

  • Thể hiện được thông tin bảo trì
  • Cung cấp được một căn cứ, sự bảo đãm đến với khách hàng

Song song với đó Phiếu bảo trì bằng giấy cũng có một số điểm bất cập như:

  • Không quản lý được thông tin bảo trì: Nhiều sản phẩm và mỗi thương hiệu lại có một thời gian, chính sách bảo hành khác nhau| Trong một thiết bị sẽ có nhiều linh kiện cần được bảo trì.
  • Quên thông tin bảo trì khi đến hạn bảo trì.
  • Không quản lý được các thợ thực hiện bảo trì có đúng không hay cố tình báo giá sai để hưởng lợi.
  • Không cập nhật được thông tin ở khách hàng.
  • Khó khăn trong quản lý linh kiện
  • Không nắm rõ được phần trăm chiết khấu của cộng tác viên.

Thấu hiểu những khó khăn trong công tác quản lý hoạt động bảo trì, BlueData đã xây dựng và phát triển Phần mềm quản lý bảo trì.

Phần mềm sử dụng cơ sở dữ liệu được nhập vào ban đầu về thông tin sản phẩm, khách hàng đã kích hoạt bảo hành, thời gian đến kỳ bảo trì làm thông tin nền tảng.

Tự động gửi thông báo bảo trì đến đúng khách hàng theo thời gian đã được nhập liệu trước.

Tiếp nhận thông tin bảo trì thông qua website hay Zalo OA của doanh nghiệp.
Khởi tạo và lưu trữ lịch sử bảo trì, cho phép thêm các ghi chú.

Không chỉ người quản lý mà nhân viên kỹ thuật, cộng tác viên hay trạm bảo trì đều có thể truy cập và0 phần mềm khi đã được phân quyền(Người quản lý chủ động cấu hình và phân quyền User truy cập).

Lợi ích phần mềm quản lý Bảo trì

Sử dụng phần mềm không chỉ giải quyết những bất cập trước đó cho doanh nghiệp mà người tiêu dùng cũng nhận được nhiều lợi ích hơn.

Đối với Doanh nghiệp

Khi triển khai sử dụng phần mềm quản lý bảo trì, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích thiết thực như:

  • Tăng cường hiệu quả hoạt động bảo trì
  • Gia tăng trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng
  • Gia tăng mức độ canh tranh cho sản phẩm 
  • Thống kê, phân tích dữ liệu

Đối với Người tiêu dùng

Với những sản phẩm được bảo trì điện tử thì người tiêu dùng cũng nhận được nhiều lợi ích:

  • Chủ động tra cứu và gửi yêu cầu bảo
  • Nắm bắt kịp thời thông tin bảo trì sản phẩm
  • Có thêm một phương thức nhận diện sản phẩm chính hãng

Các tính năng của phần mềm Quản lý bảo trì

Gửi thông báo bảo trì tự động

Sản phẩm khi đến hạn bảo trì, hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn thông báo gửi đến khách hàng.

Khách hàng xác nhận thông tin bằng cách Click vào thông báo, nhập thông tin và hệ thống tự động lưu.

Tạo phiếu bảo trì

Thông tin ca bảo trì sẽ được lưu trữ trên hệ thống, tổng hợp thành File. Mỗi ca bảo trì khác nhau ứng với một mã QR Code.

Mã QR Code lưu trữ các thông tin:

  • Thông tin khách hàng
  • Thông tin thực hiện bảo trì
  • Các ghi chú
  • Nhân viên thực hiện

Quản lý dữ liệu tập trung

Dữ liệu được lưu trên phần mềm quản lý bảo trì, ghi nhận các lịch sử thay đổi.

  • Tìm kiếm thông tin ca bảo trì theo số điện thoại của khách hàng.
  • Xuất File dữ liệu Excel

Thống kê ca bảo hành theo số điện thoại của nhân viên kỹ thuật

Phương án triển khai phần mềm quản lý Bảo trì

Tạo dữ liệu trên phần mềm quản lý bảo trì

Cập nhật dữ liệu sản phẩm cần quản lý bảo trì trên phần mềm thông qua File Excel.

Cấu hình:

  • Thông tin sản phẩm
  • Thời hạn bảo hành
  • Hình ảnh của sản phẩm

Cấu hình các chức năng trên Website

  • Tra cứu bảo hành
  • Gửi yêu cầu bảo hành, bảo trì
  • Tìm kiếm thông tin trạm bảo hành, bảo trì
  • Thay đổi bộ nhận diện theo thương hiệu

Tích hợp Zalo OA

Tích hợp Zalo OA vào phần mềm quản lý bảo trì: cấu hình nội dung tin nhắn, tự động gửi tin và ghi nhận thông tin.

Tạo mẫu tem QR Code

Thiết kế tem QR Code tích mã QR bảo trì giúp bạn chủ động in tem

Kết hợp phần mềm quản lý bảo trì với các chức năng

Kết hợp cùng chương trình chiết khấu cho các cộng tác viên lắp đặt

Kết hợp cùng phần mềm Quản lý bảo hành điện tử, Zalo Mini App tạo thành một hệ sinh thái kết hợp tạo thành hệ sinh thái CSKH

Đơn vị triển khai phần mềm quản lý bảo trì

Bảo hành điện tử BlueData là đơn vị triển khai phần mềm quản lý bảo trì theo nhu cầu của đơn vị lắp đặt. Liên hệ ngay để được Tư Vấn miễn phí theo nhu cầu của bạn.

Liên hệ