Quy trình Quản lý lắp đặt thiết bị điện lạnh với mã QR code: thông tin sản phẩm, khách hàng, nhân viên kỹ thuật

Tiếp nhận thông tin lắp đặt thiết bị điện lạnh từ khách hàng là một quy trình quan trọng ở các đơn vị cung cấp dịch vụ về thiết bị điện lạnh.

Mặc dù vậy, thì còn khá nhiều các đơn vị điện lạnh chưa có quy trình rõ ràng từ người tiếp nhận thông tin đến người thực hiện lắp đặt.

Trong bài viết này, chúng ta cùng nhau tìm hiểu về quy trình tiếp nhận thông tin lắp đặt các thiết bị điện lạnh từ khách hàng, đến nhân viên CSKH, đến nhân viên lắp đặt, và công tác bảo hành, bảo trì diễn ra như thế nào.

Sự xuất hiện của Mã QR Code trong ngành điện lạnh

Hầu hết hiện nay việc trao đổi và tiếp nhận thông tin lắp đặt từ người tiếp nhận đến nhân viên kỹ thuật chưa được chuẩn hóa.

Một số đơn vị sử dụng phiếu bán hàng (hay hóa đơn) thể hiện thông tin này. Trên phiếu thể hiện các thông tin cơ bản:

  • Thông tin khách hàng
  • Thông tin thiết bị lắp đặt
  • Thông tin địa chỉ lắp đặt
  • Tổng số tiền (có hoặc không tùy quy trình báo giá hay sau)
Phiếu hóa đơn thể hiện thông tin lắp đặt thiết bị điện lạnh

Với các thông tin trên, người thợ vẫn nắm được các thông tin cơ bản của ca lắp đặt và tiến hàng công việc. Nhưng phương thức trên không đáp ứng được các tiêu chí:

  • Lưu trữ, tra cứu thông tin trên hệ thống điện tử
  • Kích hoạt, tra cứu, gửi yêu cầu bảo hành điện tử
  • Thông báo bảo hành, bảo trì
  • Ghi nhận lịch sử các hạng mục đã thực hiện
  • Tính hoa hồng cho nhân viên lắp đặt

Và đơn cử ở một số đơn vị ở cấp quy mô nhỏ hơn thì việc tiếp nhận thông tin dưới hình thức là các đoạn tin nhắn hoặc truyền miệng.

Và với nhiều điểm còn bất cập trên, ứng mã QR code vào quy trình lắp đặt thiết bị ở các đơn vị lắp đặt thiết bị điện lạnh là một giải pháp tối ưu và mang nhiều lợi ích.

Ưu điểm của mã QR Code trong Quy trình Lắp đặt thiết bị Điện lạnh

Tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác

Nhân viên lắp đặt chỉ cần quét mã QR code được tạo từ phần mềm quản lý bảo hành điện tử là hiển thị được các thông tin cần nắm cho ca lắp đặt của mình.

Hoạt động này hạn chế tối đa sự nhầm lẫn và sai sót thông tin trong quá trình trao đổi và tiếp nhận.

Thông tin lưu trữ, cập trên hệ thống

Với mã QR code các thông tin về khách hàng, sản phẩm, các hạng mục thực hiện,…đều được lưu trữ trên hệ thống quản lý.

Quản lý quy trình hoạt động tốt hơn

Ngoài ra, mã QR này còn giúp các “chủ thợ” hay người quản lý nắm được các thông tin: thời gian lắp đặt thiết bị, các lỗi kỹ thuật phát sinh, quản lý thợ…Từ những thông tin trên làm cơ sở để có các giải pháp khắc phục nhanh chóng và kịp thời.

Gia tăng mức động cạnh tranh

Một đơn vị với việc ứng dụng công nghệ vào quy trình hoạt động mang lại sự chỉnh chu, chuyên nghiệp và tạo được nhiều lòng tin hơn với khách hàng.

Quy trình Lắp đặt thiết bị Điện lạnh với mã QR Code

Bước 1: Khởi tạo mã QR Code

Mã QR Code được tạo từ phần mềm quản lý bảo hành điện tử là mã QR Code động. Với mỗi mã QR sẽ tương ứng mới các thông tin lắp đặt.

Tem QR code được in từ hệ thống sau khi khởi tạo mã QR code

Sau khi tạo mã, bạn chỉ cần in tem QR Code bằng các loại máy in nhiệt thông thường với thiết kế và kích thước đa dạng.

Bước 2: Tiến hành lắp đặt

Tem QR Code sau khi được in ra sẽ được bàn giao cho các nhân viên kỹ thuật. Với các thông tin lưu trữ trong mã QR code sẽ cung cấp đầy đủ thông tin để nhân viên lắp đặt thiết bị.

Bước 3: Dán tem QR Code vào thiết bị lắp đặt

Sau khi hoàn tất quá trình lắp đặt, nhân viên kỹ thuật dán tem QR Code lên sản phẩm.

Dán tem QR code lên sản phẩm đã lắp đặt xong

Tem QR Code này vừa đóng vai trò bảo hành vừa là cầu nối giúp gắn kết khách hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ.

Bước 4: Quét mã QR kích hoạt bảo hành điện tử

Sau khi hoàn tất quá trình lắp đặt trên, nhân viên kỹ thuật sẽ tiến hành kích hoạt bảo hành cho sản phẩm.

Quét mã và tiến hành nhập các thông tin:

  • Thông tin khách hàng
  • Thông tin sản phẩm
  • Thông tin nhân viên kỹ thuật
  • Các hạng mục đã thực hiện (Nếu có)

Các trường dữ liệu cần nhập, người quản lý có thể tùy chỉnh để có thể phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị trong phần mềm quản lý.

Khách hàng sử dụng Mã QR Code này như thế nào?

Thông thường nếu thời gian lắp đặt diễn ra lâu thì kết nối giữa đơn vị lắp đặt và khách hàng trở nên ít gắn kết. Nếu thiết bị có gặp các vấn đề gì thì chỉ cần quét mã QR code là khách hàng truy cập vào Website bảo hành của bạn và đã có ngay thông tin liên hệ.

Không chỉ là phương thức liên hệ, khách hàng có thể chủ động tra cứu thông tin bảo hành và gửi yêu cầu bảo hành Online đến bạn.

Mã QR Code trên sản phẩm như một cam kết bền lâu về vai trò và trách nhiệm của bạn đối với sản phẩm của họ Đây cũng là căn cứ xác đáng nhất cho cho công tác bảo hành bảo trì sau này.

Liên hệ