Quy trình triển khai Bảo hành điện tử bằng Tem bảo hành| VD thực tế

Thay thế phiếu bảo hành giấy bằng tem bảo hành điện tử đang là phương án được nhiều tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn.

Vậy quy trình triển khai bảo hành điện tử bằng tem bảo hành như thế nào? Các lưu ý trong quá trình triển khai là gì?

Cùng Bảo Hành Điện Tử tìm hiểu trong nội dung bài viết này.

Bảo hành điện tử bằng tem bảo hành là gì?

Bảo hành điện tử bằng tem bảo hành là phương thức kích hoạt và tra cứu bảo hành thông qua tem bảo hành điện tử được dán trên mỗi sản phẩm.

Phương thức này giúp khách hàng chủ động kích hoạt, tra cứu và gửi yêu cầu bảo hành online. Đồng thời giúp bạn quản lý dữ liệu tập trung trên phần mềm quản lý bảo hành điện tử.

Hiện nay việc thực hiện và đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng còn nhiều hạn chế đặc biệt là về vấn đề bảo hành cho hàng hóa, linh kiện, phụ kiện.

Với phương thức bảo hành truyền thống để được bảo hành cho sản phẩm người tiêu dùng cần có phiếu bảo hành hay hóa đơn chứng thực đã mua sản phẩm chính hãng từ doanh nghiệp.

Đây là một yếu tố tiên quyết để chứng thực sản phẩm chính hãng và được hưởng đầy đủ chính sách bảo hành.

Tuy nhiên, nhiều khách hàng sau khi mua sản phẩm về sẽ không giữ phiếu mà vứt đi. Hay một số yếu tố khách quan như: phiếu bị rách bởi tác nhân ngoại cảnh (trẻ em vô tình làm rách, bị ướt, hay đã được bán ve chai,…)

Trong trường hợp này, khách hàng sẽ không được bảo hành theo chính sách. Điều này vô tình tạo nên số bất cập:

• Sản phẩm THỰC là sản phẩm của doanh nghiệp nhưng lại không được hưởng chính sách bảo hành.
• Khách hàng phải đi thay thế linh kiện ở đơn vị ngoài

Ngoài phía người tiêu dùng, doanh nghiệp cũng gặp phải một số bất cập như:

• Bất cập nếu mua hàng từ đại lý A nhưng sản phẩm lại được đem đi bảo hành ở đại lý B hoặc C. Lúc này quá trình xử lý thông tin bảo hành tốn nhiều thời gian để xác thực.
• Khó quản lý và thống kế dữ liệu bảo hành.
• Thông tin bảo hành không được đồng bộ và xác thực tạo điều kiện cho các trường hợp gian lận trong bảo hành.

Theo dòng chảy công nghệ có một phương án để khắc phục các vấn đề trên là tem bảo hành điện tử.

Trên tem bảo hành điện tử sẽ có một mã QR Code, Mã Pin hoặc tổng đài SMS. Khách hàng chỉ cần kích hoạt bảo hành điện tử thông qua tem và nhập thông tin liên hệ, dữ liệu sẽ được lưu trữ trong phần mềm.

Sau đó, khách hàng có thể tra cứu tình trạng bảo hành và gửi yêu cầu bảo hành online

Điều kiện cần có để triển khai thành công

Để triển khai bảo hành điện tử theo phương án này dĩ nhiên bạn cần phải có tem bảo hành điện tử.

Tem bảo hành điện tử hiện nay được sử dụng nhiều nhất là Tem bảo hành điện tử QR Code.

Mỗi tem sẽ có một mã QR Code phủ cào, khách chỉ cần quét mã và tiến hành nhập thông tin cá nhân và nhấn kích hoạt bảo hành.

Loại tem thứ hai là Tem bảo hành điện tử SMS kết hợp mã QR Code.

Với tem này khách hàng nhắn tin theo cú pháp và gửi đến tổng đài SMS hoặc quét mã QR Code nhập mã Pin và nhấn kích hoạt.

Điều kiện thứ hai là cần có phần mềm quản lý bảo hành điện tử giúp bạn quản lý dữ liệu bảo hành, sản phẩm, linh kiện, khách hàng, kho hàng,…

Phần mềm chính là cơ sở dữ liệu thực hiện đối chiếu dữ liệu từ phía người dùng và trả về thông báo kết quả. Đây cũng là một phương án vừa kết hợp bảo hành điện tử và xác thực sản phẩm chính hãng.

Quy trình triển khai cho sản phẩm của bạn

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu triển khai

Đây giai đoạn quan trọng để xác định được phương thức triển khai phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Bạn cần phải xác định được câu trả lời cho các câu hỏi:

• Phương thức kích hoạt bảo hành điện tử? (Nhắn tin SMS hay quét QR Code)
• Số lượng tem cần in là bao nhiêu? (1.000, 2.000, hay 20.0000 tem)
• Có kết hợp Zalo OA hay không?
• Kích thước, môi trường hoạt động, chất liệu bề mặt sản phẩm dán tem?
• Tem có bo viền hay không?
• Nhiều câu hỏi khác tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn…

Có kết hợp các chương trình như: Tặng tiền trực tiếp khi kích hoạt bảo hành sản phẩm thành công, Thưởng chiết khấu cho cộng tác viên lắp đặt thành công, Kết hợp cùng cộng tác viên bán sản phẩm,…

Sau khi xác định đúng được nhu cầu và mục tiêu triển khai bảo hành điện tử, bạn sẽ có góc nhìn tổng quan hơn và đưa ra các lựa chọn phù hợp.

Bước 2: Lựa chọn giải pháp triển khai

Sau bước 1 ở trên, bạn sẽ biết được mình cần những gì: một phương thức để ghi nhận dữ liệu bảo hành, một phương thức quản lý quy trình bảo hành toàn diện, một phương thức kết hợp cùng với CSKH, Bán hàng, Marketing.

Đối với doanh nghiệp sản xuất

Với đặc thù các doanh nghiệp sản xuất sẽ gia công sản phẩm ở nước ngoài hoặc một địa chỉ trong nước khác với nơi đặt kho phân phối và quản lý.

Nếu vận chuyển sản phẩm về kho mới dán tem bảo hành điện tử thì bất cập ở chỗ sản phẩm quá nhiều, nếu nhiều dòng sản phẩm thì rủi ro dán nhầm là có thể xảy ra.

Vậy đâu là phương án tối ưu?

Với phần mềm quản lý bảo hành điện tử sau khi nhập dữ liệu và phần mềm sẽ tự động tạo đường link mã QR Code cho từng sản phẩm.

Bạn chỉ cần xuất File Excel chứa mã QR Code và gửi đến đơn vị sản xuất (trong nước hoặc nước ngoài) để in tem và dán lên sản phẩm.

Đối với doanh nghiệp thương mại

Một đơn vị cũng hay triển khai chương trình là đơn vị thương mại. Có một điểm chung với phương án dành cho doanh nghiệp sản xuất là xuất File mã QR Code biến đổi.

Với File này bạn có thể liên hệ ở các nhà in và tiến hành in tem bảo hành điện theo thiết kế của bạn.

Hoặc đơn giản hơn Bảo Hành Điện Tử cũng có dịch vụ in tem bảo hành điện tử theo thiết kế của bạn.

Đối với hộ kinh doanh

Vậy đối với hộ kinh doanh thì phương án triển khai tem bảo hành điện tử như thế nào để vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo các tính năng của tem bảo hành điện tử?

Đó là bạn có thể tự in tem bảo hành điện tử bằng phần mềm Bartender.

Điểm cốt lõi ở phương án này là thông qua phần mềm, bạn tạo được danh sách mã QR Code dưới dạng đường Link.

Trong phần mềm Bartender có cung cấp các chức năng để thiết kế một mẫu tem bảo hành điện tử cơ bản: Tên thương hiệu, Thông tin sản phẩm, Mã Serial và mã QR Code

Bạn chỉ sử dụng một số mẫu có sẵn của chúng tôi hoặc tự thiết kế (có nhiều nguồn chia sẻ về cách thiết kế tem bằng phần mềm Bartender) và thay thế đường Link mã QR Code thành đường link trong File Excel đã xuất ra.

Tổng quan cách in tem bảo hành điện tử bằng phần mềm Bartender

Để thực hiện phương án này, bạn phải có cho một máy in tem nhãn Barcode, mọi người hay thường sử dụng để in đơn ở các sàn thương mại điện tử.

Nhưng in bằng máy Barcode chỉ phù hợp với số lượng in từ 1.000 tem trở xuống (tương đương với một cuộn tem nhãn Barcode vì một lần in từ chỉ in được một tem.

Thời gian in được một tem kích thước 2×4 cm tầm 2s vậy để in được 2.000 tem bạn cần phải mất 1 tiếng đồng hồ riêng chờ máy in hoạt động xong.

Nếu sản phẩm của bạn nhiều hơn thì nên sử dụng dạng giấy in tem barcode ở khổ A4. Trên 1 tờ A4  sẽ có 65 tem kích thước 2,1×3,8 cm.

Bước 3: Cập nhật dữ liệu lên phần mềm bảo hành điện tử

Ở bước này, bạn cần nhập dữ liệu lên hệ thống phần mềm bảo hành điện tử. Cấu hình các tin nhắn thông báo trả về.

Bước 4: Triển khai và vận hành giải pháp

Sau khi đã hoàn thành các bước cần thiết về phần mềm và in tem bảo hành điện tử. Lúc này bạn chỉ cần dán tem lên sản phẩm và bắt đầu triển khai chương trình.

Trong giai đoạn này, bạn cần có những bài viết hoặc có các Video hướng dẫn khách hàng về các bước kích hoạt, tra cứu hay gửi yêu cầu bảo hành để khách hàng có thể biết và thực hiện tốt nhất.

Các lưu ý trong quá trình triển khai bảo hành điện tử bằng tem bảo hành

Với phương án triển khai bạn có một số lưu ý bạn cần lưu tâm như:

• Bạn cần có phương thức để tính toán được số lượng tem cần sử dụng cho một đợt là bao nhiêu để tránh in tem với số lượng bị thiếu hoặc bị dư. Tùy thuộc và chất liệu và chất lượng in và thời gian lưu trữ tem khác nhau.
• Nếu bạn tự in tem bảo hành điện tử và có ý định mua máy in Barcode thì cần lựa chọn ở những đơn vị uy tín để có thể hỗ trợ bạn về cài đặt, tinh chỉnh và sử dụng phần mềm.

Ai sử dụng phương án này

Phương án triển khai bảo hành điện tử bằng tem bảo hành được đại đa số doanh nghiệp và hộ kinh doanh lựa chọn. Bởi:

• Chi phí hợp lý: So với việc triển khai App bảo hành điện thì triển khai bằng tem sẽ đỡn tốn chi phí hơn rất nhiều, giá in tem chỉ từ 350 đ/tem tùy theo số lượng, kích thước, chất liệu.
• Tính linh hoạt: Bảo hành điện tử bằng tem có thể áp dụng cho nhiều loại sản phẩm khác nhau, từ sản phẩm điện tử, điện gia dụng đến sản phẩm tiêu dùng,…
• Bảo mật: Mã QR trên tem bảo hành điện tử được mã hóa thông tin, giúp bảo vệ thông tin bảo hành sản phẩm khỏi bị giả mạo hoặc đánh cắp.

Xem thêm: Quy trình triển khai bảo hành điện tử bằng Website

Kết luận

Bảo hành điện tử bằng tem bảo hành là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích về trải nghiệm khách hàng, hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu và mục tiêu triển khai để lựa chọn phương án phù hợp và triển khai đúng quy trình để đảm bảo hiệu quả.